Решение предназначено для автоматизации процессов инвентаризации и управления объектами имущества с применением современных средств автоматической идентификации (RFID и штрихкодирование) на предприятиях различных отраслей.
"1С:Инвентаризация и управление имуществом" позволяет оптимизировать процессы и решить основные проблемы, актуальные для предприятий, имеющих существенное количество основных средств:
- Инвентаризация имущества:
- Качественно проводить инвентаризацию без необходимости работы с бумажными сличительными ведомостями;
- Сократить время инвентаризации за счет использования мобильных устройств: смартфоны, планшеты, ТСД (терминал сбора данных) и системы штрихкодирования или RFID;
- Формировать детализированную отчетности, отражающую текущее состояние и историю объектов имущества;
- Взаимодействовать с материально-ответственными лицами (МОЛ) посредством электронных документов утвержденной формы с уже заданными параметрами для ввода информации взамен бумажных, что позволяет исключить исправление документов.
- Управленческий учет:
- Создать единый актуальный источник информации об объектах имущества;
- Хранить информации о состоянии и истории имущества;
- Сократить затраты на закупку имущества и расходных материалов;
- Проводить регулярные осмотры имущества;
- Определять статистику износа ОС.
- Упрощение работы МОЛ:
- Сократить время поиска ТМЦ на складах;
- Снизить требования к квалификации МОЛов в части документооборота за счет шаблонов операций;
- Исключить злоупотребления за счет использования КЭП и ПЭП в операциях приёма, передачи и списания ТМЦ;
- Дополнительные характеристики имущества, упрощают поиск и идентификацию МЗ при инвентаризации или других операциях.
Управление процессами управления имуществом в режиме реального времени достигается с помощью беспроводных технологий и внедрения соответствующей технологической цепочки, поэтому решение преимущественно нацелено на использование данных технологий. Основные функции по созданию и обработке задач по контролю над имуществом выполняются пользователями с радиотерминалами сбора данных: кладовщиками, сборщиками, комплектовщиками. Однако возможно использование "1C:Инвентаризация и управление имуществом" и без применения ТСД – в клиент-серверном или файловом режиме.
Решение состоит из двух основных компонентов: учетной и мобильной:
- Учетная компонента (конфигурация "Инвентаризация и управление имуществом"), реализует функции учета имущества и получения отчетности. Учетная компонента не является самостоятельным программным продуктом, для ее работы необходимо наличие установленной платформы "1С:Предприятие 8.3".
- Мобильное приложение (МП) для устройств под управлением ОС Android, позволяет автономно совершать наиболее актуальные операции с имуществом посредством смартфонов, планшетов и ТСД (радиотерминалов сбора данных), в т.ч. оснащенных аппаратными средствами для автоматической идентификации – сканером штрих-кодов или RFID-считывателем.
Обмен данными между МП и информационной базой решения реализован на базе веб-сервиса, что позволяет ТСД взаимодействовать с конфигурацией по каналу Wi-Fi, через Интернет.
Конфигурация "Инвентаризация и управление имуществом" поставляется без какой-либо аппаратной или программной защиты, а также не имеет закрытых для изменения участков кода. Отсутствие закрытых для изменений участков кода позволит при необходимости более гибко и детально проводить адаптацию решения к самым сложным бизнес – процессам пользователей.
Мобильное приложение
В подсистеме реализованы следующие функции:
- доступ к реестру имущества непосредственно с ТСД;
- получение информации об объекте имущества по RFID-метке и/или ранее присвоенному штрихкоду;
- получать сведения о списке имущества в разрезе МОЛ, мест расположения;
- поиск объектов имущества;
- осуществлять осмотр имущества;
- проводить комплектация и разукомплектацию ОС;
- присвоение RFID-метки и штрихкода объектам имущества, расположениям, физическим лицам и печать этикеток;
- проведение инвентаризации как в разрезе одного расположения, так и в рамках заданного списка и проведение инвентаризации в разрезе материально-ответственного лица;
- регистрация вновь поступившего имущества;
- учет отдельных компонентов объектов имущества в процессе инвентаризации;
- создание документов выдачи, возврата, передачи имущества и присвоения RFID меток непосредственно с ТСД с возможностью перезаписи TAG ID метки;
- проведение диагностических осмотров непосредственно с ТСД.
Мобильное приложение функционирует в режиме оффлайн и может использоваться на территориально-распределенных объектах без постоянного подключения к корпоративной информационной сети. Синхронизация мобильного приложения с информационной базой возможна с помощью передачи данных по Wi-Fi.
Нормативно-справочная информация
Нормативно-справочная информация (НСИ) включает в себя набор классификаторов, справочников, словарей, стандартов, регламентов, используемых предприятием. Нормативно-справочную информацию в системах автоматизации деятельности компании можно считать самостоятельной компонентой — подсистемой, требующей своего управления. Ведение справочников подсистемы возможно как на стороне учетной компоненты, так и с помощью импорта централизованных справочников из учетных систем "1С:Бухгалтерия", "1С:ERP Управление предприятием". Сама учетная система может в свою очередь выступать в роли мастер-системы для других информационных баз.
Ведение справочников Типы имущества и Места расположения позволяет гибко структурировать и классифицировать информацию об используемом имуществе и аналитике его хранения для последующих инвентаризаций и операций перемещения.
Благодаря возможности разделения имущества по счетам учета обеспечивается интеграция учетной части с системами регламентированного учета, в которых имущество разделяется на основные средства, материалы и инвентарь, как на балансе, так и за балансом.
Ведение реестра имущества
Подсистема Управление имуществом позволяет вести единый учет всех объектов имущества, с контролем количества, типов, ответственных, статусов и т.д.; получать актуальную информацию об объектах имущества и выполнять ее оперативное обновление в соответствии с требованиями.
Помимо движимого имущества (например, автомобиль, мебель, одежда, инвентарь и другие виды), в системе можно вести и реестр недвижимого имущества (например, здания, сооружения, земельные участки и другие виды) с возможностью хранения связанной с имуществом дополнительной информации: правоустанавливающих документов, страховых полисов, инструкции по эксплуатации и иных документов, а также информации о географическом месторасположении объектов с возможностью их отображения на электронных картах.
Предусмотрена возможность отображения месторасположения объектов имущества на Яндекс.Картах (при наличии подписки на сервис правообладателя карт, согласно выбранному тарифу).
Подсистема предоставляет пользователю возможность регистрации в системе процессов, связанных с управлением имуществом.
Такими процессами являются:
- Регистрация имущества;
- Возврат имущества;
- Выдача имущества;
- Передача имущества;
- Списание имущества;
- Выбытие имущества.
Регистрация имущества
Система предоставляет пользователю возможность регистрации операций, связанных с управлением имуществом, таких как регистрация имущества, выдача в подразделения, возврат на склад, списание и т.п. Перечень возможных операций с имуществом может быть гибко настроен самими пользователями системы в зависимости от внутренних бизнес-процессов. Возможности настройки позволяют изменять реквизитный состав операций, фильтры отбора объектов имущества, обязательность заполнения и предопределённые значения реквизитов.
Существует возможность задания произвольных атрибутов для каждого типа имущества. К каждому объекту имущества может быть привязана дополнительная информация в виде правоустанавливающих документов, свидетельств, лицензий, гарантий и т.п.
В системе реализован сквозной учет всего имущества с возможностью использования префиксов инвентарных номеров для разных типов имущества. Также возможно формирование инвентарного номера по заданному в системе шаблону.
Для учета старых объектов имущества, уже имеющих неструктурированные инвентарные номера, имеется возможность быстрого подбора как по старому инвентарному номеру, так и новому, присвоенному учетной системой.
С помощью отдельного документа ввода начальных остатков можно быстро загрузить данные об уже имеющемся имуществе. В документе имеется возможность загрузки данных из табличных документов (например, MS Excel), а также сохранения идентификаторов объектов имущества для целей интеграции со смежными системами.
В системе ведется вся история по каждому объекту имущества.
Перемещение имущества
Все операции связанные с перемещением имущества (возврат, выдача, передача, а также списание) осуществляется в системе с помощью документа Перемещение имущества.
Имущество может перемещаться между организациями, подразделениями, МОЛ, местами расположения и ответственными держателями. Также с помощью документа Перемещение имущества может быть изменен статус объекта имущества.
Документ Перемещение имущества в зависимости от типа операции трансформируется в соответствующий документ согласно выбранному типу операции. Состав реквизитов также предопределяется согласно выбранному типу операции перемещения.
В рамках мобильного приложения реализована возможность выполнять операцию Перемещения имущества с помощью ТСД, посредством автоматической идентификации (штрихкодирование или RFID).
Выбытие имущества
Выбытие имущества – это операция, при которой объект имущества перманентно уходит с остатков в системе.
Назначение ШК и RFID
Средства автоматической идентификации - штрихкодирование и радиочастотная идентификация (RFID) предназначены для автоматизации операций с объектами имущества, снижения влияния "человеческого фактора" и повышения производительности труда операторов системы.
Регистрация в системе нового штрих-кода и/или RFID метки производится в системе с помощью документа Назначение ШК и RFID.
Реестр карточек документов имущества
В системе предусмотрена возможность ведения реестра карточек документов, относящихся к объектам имущества (разрешительные, правоустанавливающие, технические и прочие относящиеся к имуществу документы). На каждый такой документ в системе создается электронная карточка, имеющая уникальные для данного типа документа поля.
К карточке документа могут быть привязаны файлы. Например, скан-копии документов. Зарегистрированный документ может быть связан с одним или несколькими объектами имущества в Реестре имущества.
Изменение инвентарных номеров
В системе может быть проведена процедура изменения инвентарных номеров. Причины изменения инвентарных номеров могут быть различны: ошибочно указан инвентарный номер при регистрации имущества (в случае ручного ввода), слияние организаций с приведением инвентарных номеров к единому шаблону, по имуществу, по которому велся количественный учет, теперь будет вестись по-объектный учет и т.д.
Печать этикеток
В системе предусмотрена печать этикеток для маркировки объектов имущества. Печать этикеток можно осуществить из различных мест в системе:
- с Рабочего стола;
- из реестра имущества (форма списка справочника Имущество);
- из карточки объекта имущества (форма элемента справочника Имущество).
Инвентаризации
Система предоставляет пользователю возможность проводить регулярные инвентаризации имущества. В ходе процесса инвентаризации производится автоматическое сопоставление данных, соответствующих последней инвентаризации с актуальным состоянием. По результатам инвентаризации могут быть распечатаны все необходимые регламентированные формы. Также при необходимости можно быстро и удобно создать документы перемещения и выбытия по результатам инвентаризации с помощью механизма ввода на основании.
Для максимальной эффективности процесса инвентаризации рекомендуется выполнять данную задачу с применением мобильного терминала сбора данных, оснащенного RFID-считывателем. Для этого в мобильном клиенте предусмотрена соответствующая функциональность. По результатам работы оператора ТСД табличная часть документа Инвентаризация заполняется из мобильного клиента.
Для интеграции с системами регламентированного учета предусмотрено автоматическое разделение документов инвентаризации по организациям, подразделениям, складам и материально-ответственным лицам.
Для различных мест хранения можно указывать отдельные опции инвентаризации (частота проведения, ответственные лица, включения в плановые значения объектов имущества, находящихся в дочерних местах расположения и т.д.). Сотрудники могут создавать задания на инвентаризацию с указанием сроков проведения и возможностью проверки результатов ее проведения.
Регистрация результатов инвентаризации по каждому объекту имущества производится в документе Инвентаризация. При проведении инвентаризации учетные данные по каждому объекту имущества сравниваются с фактическими данными, полученными в результате инвентаризации.
Диагностический осмотр имущества
Диагностические осмотры имущества проводятся с целью контроля значений показателей по каждому объекту имущества и анализа отклонений. По результатам анализа могут быть приняты какие-либо решения, например, отправки объекта имущества в ремонт.
В системе реализованы следующие функции:
- проведение осмотра состояния имущества, с указанием значений каждого контролируемого показателя как на экране мобильного терминала сбора данных, так и непосредственно в учетной компоненте;
- регистрация данных по диагностическим осмотрам в системе.
Состав показателей определяется для каждого объекта имущества (типа имущества). Максимальная эффективность данной операции достигается при использовании мобильного терминала сбора данных, оснащённого RFID-считывателем.
Потребности и закупки
Данная функциональность служит для регистрации потребностей подразделений в необходимом имуществе, а также для формирования заказов на закупку поставщикам имущества и контроля их исполнения.
Потребности в имуществе могут удовлетворяться путем закупки нового имущества у поставщика или из имеющихся запасов (со склада). Также существует возможность отклонения потребностей.
Заказы на закупку оформляются на основании введенной информации о потребностях и могут проходить процедуру согласования. Потребность в имуществе и статусы заказов на закупку могут контролироваться с помощью аналитических отчетов.
Мобильное приложение
Данная подсистема служит для настроек подключения и обмена данными с мобильным приложением (МП). В ней возможна настройка конфигурации мобильного приложения – разделов и операций, доступных пользователям МП. Тут же доступна настройка подключения МП, настройки пользователей, узлов МП. Дополнительно можно настроить принтеры и шаблоны этикеток.
Обработка событий
Подсистема "Обработка событий" позволяет настраивать события, которые должны произойти в системе в зависимости от типа исходного действия и настроенных правил обработки.
Настройка Правил обработки событий доступна только пользователям с правами Администратор.
В системе существует три типа исходного действия:
- Перемещение имущества;
- Изменение значения показателей;
- Загрузка документа "Регистрация имущества" из внешней системы.
Существует возможность отбора объектов по каждому из типов исходного действия по реквизитам (например, по Организации, признаку проведения, и пр.).
По каждому из типов исходного действия возможно настроить несколько алгоритмов обработки:
- Создать задачу;
- Создать комплект;
- Списать имущество;
- Произвольный алгоритм.
Начальная страница
Начальная страница располагает набором основных инструментов необходимых в работе пользователя. На нее вынесены наиболее часто используемые функции. При необходимости можно перенести необходимые команды на панель дополнительно.
Подсистема получения аналитической отчетности
В программе представлен набор различных видов отчетов, позволяющих осуществлять разносторонний анализ в отношении эксплуатации имущества организации.
В конфигурации имеются широкие возможности настройки каждого отчета. Причем, в зависимости от настроек, форма отчета также может меняться.
Все отчеты, представленные в конфигурации, можно экспортировать в таблицу MS Excel и использовать вне информационной базы.
В системе пользователь может сформировать отчет с предложенными системой настройками или установить свои настройки.
Интеграция с другими системами
Обеспечивается интеграция с внешними программами отечественных и зарубежных разработчиков (например, системами управления ресурсами предприятия, бухгалтерскими системами) и оборудованием (например, терминалов сбора данных, принтеров этикеток) на основе общепризнанных открытых стандартов и протоколов передачи данных, поддерживаемых платформой "1С:Предприятие 8.3".
Обмен данными
В "1С:Инвентаризация и управление имуществом" предусмотрен обмен данными с типовыми решениями "1С:ERP Управление предприятием", "1С:Комплексная автоматизация", "1С:Бухгалтерия предприятия" (версии ПРОФ и КОРП) и "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" (версии ПРОФ и КОРП) актуальных редакций.
Обмен данными осуществляется с помощью механизма файлового обмена в формате XML. В конфигурации предусмотрен двусторонний обмен данными, который может выполняться автоматически (по заданному расписанию) или вручную по требованию пользователя.
Технологические преимущества
Решение "1С:Инвентаризация и управление имуществом" разработано на технологической платформе "1С:Предприятие 8.3", которая позволяет:
- обеспечить высокую надежность, производительность и масштабируемость системы;
- организовать работу с системой через Интернет, в режиме тонкого клиента или веб-клиент (через обычный интернет-браузер), в том числе в "облачном" режиме;
- создавать мобильные рабочие места с использованием планшетов и иных мобильных устройств;
- настраивать интерфейс для конкретного пользователя или группы пользователей с учетом роли пользователя, его прав доступа и индивидуальных настроек.
